Regolamento


A. Sede e modalità di accesso

L’Archivio storico della Curia Generale dell’Istituto delle Suore Cappuccine di Madre Rubatto ha sede presso i locali della Curia Generalizia dell’Istituto, sito in Via Ulisse Aldrovandi n° 19 - 00197 Roma, Tel. 06 32 69 57206, Fax 06 32 69 57 209, e-mail archivio.mrubatto@scmrubatto.org
L’Archivio è aperto alla consultazione dal lunedì al venerdì dalle 8,30 alle 12,30 e dalle 13,30 alle 17,00.
L’Archivio rimane chiuso nel mese di agosto.

B. Consultazione

L’Archivio mette il proprio materiale a disposizione delle Suore dell’Istituto e di quanti ne fanno espressa e motivata richiesta, in particolare studiosi e ricercatori ecclesiastici e laici.
Per poter accedere all’Archivio, a discrezione della Responsabile e dei suoi collaboratori, è richiesta una lettera di presentazione e la consegna di un documento di identità valido.
Coloro che usufruiscono del servizio dell’Archivio sono invitati a compilare l’apposita domanda di consultazione e ad apporre la firma sul registro delle presenze.
La consultazione del materiale archivistico avviene in un’apposita sala di lettura, in quanto l’accesso diretto all’Archivio è vietato al pubblico.
Coloro che si recano nella sala di lettura sono invitati a spegnere i telefoni cellulari ed a depositare borse od altri contenitori, nell’ufficio del Personale dell’Archivio. Eventuali pubblicazioni o altri strumenti di lavoro e di ricerca di proprietà personale, che lo studioso intende portare con sé, andranno mostrati al Personale all’ingresso nella sala di lettura.
Nella sala di lettura è vietato fumare, rispondere al telefono cellulare ed entrare e trattenersi per fini estranei allo studio. Viene richiesto di rispettare il silenzio.
Con l’ammissione all’Archivio gli studiosi assumono l’obbligo di far pervenire alla Responsabile una copia della loro pubblicazione, nella quale sia utilizzato o comunque citato materiale documentario dell’Archivio.
I documenti in un precario stato di conservazione sono accessibili solo in riproduzioni digitali.
La consultazione dei documenti archivistici è consentita per quelli anteriori agli ultimi 50 anni. La consultazione di documenti definiti come riservati o relativi a situazioni private di persone sarà eventualmente concessa solo su esplicita autorizzazione a norma dello Statuto (cfr N. 4). Per le opere di maggior pregio o in cattivo stato di conservazione la Responsabile dell’Archivio può rifiutarne la consultazione, motivandone le ragioni.
È possibile fare richiesta di consultazione di massimo 5 pezzi (cartelle o volumi) al giorno.
I documenti devono essere trattati con il massimo riguardo; è pertanto vietato apporre su di essi annotazioni, anche a matita, o appoggiarvi fogli di lavoro. Consultando il materiale non si deve sconvolgere l’ordine dato ai fogli ed ai fascicoli.

C. Prestito

Per nessun motivo è permesso di portare i documenti fuori dai locali dell’archivio. In casi eccezionali, come mostre e simili, la Responsabile può autorizzare la concessione dei documenti archivistici ad enti e istituzioni che ne facciano motivata richiesta, dietro esplicite e concordate garanzie assicurative.
Alle Suore Consigliere della Curia Generale e, in casi particolari, anche alle Suore che dimorano stabilmente nella Curia generalizia, si concede il prestito, previa motivata richiesta e compilazione dell’apposita scheda di prestito, che viene conservata in una sezione dedicata dell’Archivio stesso.

D. Riproduzioni

La richiesta di riproduzione fotostatica e fotografica e la microfilmatura dovrà essere autorizzata dalla Responsabile su apposita richiesta, previa visione del materiale documentario. Il/la richiedente dovrà inoltre compilare e sottoscrivere il modulo che lo/a impegna all’uso esclusivamente personale delle riproduzioni ed eventualmente a richiedere, caso per caso, il permesso di pubblicare, corrispondendo all’Archivio i relativi diritti di copyright.
L’Archivio non accetta richieste di riproduzione o fotocopiatura a distanza, in quanto effettua tale servizio unicamente in loco.

E. Norme finali

Il presente Regolamento dovrà essere preso in visione e fedelmente osservato da tutti coloro che usufruiscono dell’Archivio.
Non sono concesse deroghe alle norme ivi contenute.
Nei casi in cui si dovessero rilevare gravi inosservanze, la Responsabile può interdire l’accesso all’Archivio, temporaneamente o in modo definitivo, a quanti non abbiano osservato tali norme.
Al presente Regolamento possono essere apportate modifiche solo dalla Responsabile dell’Archivio con la necessaria approvazione della Madre Generale.

Roma, 12 dicembre 2010. Festa della b. V. Maria di Guadalupe

Sr. Carmen Cimarolli
Madre Generale Istituto Suore Cappuccine Madre Rubatto

Sr. Mercedes Donato
Responsabile dell’Archivio storico della Curia Generale