Estremi cronologici: 1885 gen. 23 – 1995 ott. 18
Consistenza: nn. 3 buste e nn. 2 registri
Descrizione: La serie è costituita dai verbali delle ammissioni da parte della Madre generale e delle sue Assistenti ai passaggi ai vari gradi di vita religiosa e cioè: l’ammissione delle postulanti alla Vestizione religiosa; l’ammissione delle novizie alla Professione dei Voti temporanei (dopo aver superato anche uno scrutinio annuale e successivamente semestrale); l’ammissione ai rinnovi annuali delle Professe di Voti temporanei fino all’ammissione alla Professione dei Voti perpetui. Anche se la serie è integra ed ininterrotta dal 1885 al 1995 mancano i verbali degli anni 1913-1918 e i decreti vescovili relativi ai Verbali del 20 luglio 1923 e dell’8 ottobre 1961.
I verbali - a cominciare dal 1912- erano stilati in due originali autenticati con timbro e firme in calce della Madre generale o Vicaria o Assistente generale, della Superiora della Casa e della Madre Maestra, il cui testo era trascritto sui registri. Gli originali ci sono giunti divisi in due diverse buste: in una, accanto al verbale, è allegato il/i rispettivo/i decreto/i di ammissione degli Ordinari della diocesi di Albenga.
Nell’altra busta la serie degli originali non è integra, ma rispetto alla prima contiene i verbali delle Professioni perpetue che, per evidenti condizioni logistiche, non venivano celebrate nella Casa-madre di Loano: della stazione missionaria di Harar (Africa Orientale Italiana) del 12 giugno 1938 e 8 ottobre 1938; della Delegazione di Montevideo (Uruguay) del 17 febbraio 1940, del gennaio e 19 settembre 1962, del 20 febbario 1963 e 17 settembre 1963, del 20 febbario 1964 e 17 settembre 1964. Unica eccezione italiana: il verbale del Rito di Professione dei Voti perpetui celebrato nella Casa di cura “San Francesco” di Bergamo (Bergamo, 02/10/1963).
Fin quando i riti (dal 1912 al 1965) si svolgono nella sede di Loano (tranne i casi sopra citati) i verbali sono redatti dalla Segretaria generale e seguono una precisa formulazione. Compare il titolo: “Verbale della professione (o vestizione) religiosa (o dei Voti perpetui) fatta in Loano nella casa di noviziato delle Suore Terziarie Cappuccine”; l’indicazione della data cronica; la citazione del permesso ottenuto dall’Ordinario della diocesi di Albenga; l’esito dell’esame canonico con l’indicazione del sacerdote esaminatore; i dati anagrafici della professa (o novizia); i celebranti e se al Rito liturgico era presente la Madre generale (o chi per lei), la Madre Maestra e la Superiora della casa; la data topica e cronica; le firme autografe della Madre generale (o chi ne faceva le veci), Madre Maestra e Superiora, spesso apposte dalla redattrice che però si premura di postillarvi accanto “Firmato in originale” o “Conforme a originale” o “Redatto e firmato conforme originale”; timbro con la dicitura: “Suore Terziarie Cappuccine - Casa di Loano”. Se nello stesso giorno erano coincidenti l’emissione di Voti temporanei, Voti perpetui e Vestizioni, erano stilati verbali distinti.
I verbali dei primi quarant’anni di vita dell’Istituto (dal 23 gennaio 1885 al 21 febbraio 1925) riassumevano i dati essenziali delle celebrazioni, distinte in Vestizioni o Professioni ossia: la data topica (città e chiesa o cappella particolare) e cronica, il nome di battesimo e quello di religione delle candidate ammesse, l’indicazione del vescovo che ne aveva dato l’approvazione, del delegato pro monialibus che aveva presieduto l’esame canonico e del celebrante del Rito. Dal 1912 si annota il nome del predicatore degli Esercizi spirituali e si registra la presenza della Madre generale, delle Maestre e della Comunità partecipanti al Rito. Dal 1925 nei verbali di Professione ai suddetti dati della candidata si aggiungono quelli anagrafici, le date di Battesimo e di Cresima e nel 1926 quella della Vestizione. Dal 1922 il verbale riporta in calce le firme (non autentiche) della Madre generale o della sua Vicaria o Assistente generale, della Superiora della Casa e della Madre Maestra e accanto vi compare la postilla “Firmato in originale” o “Conforme a originale” o “Redatto e firmato conforme originale”.
Dal 1932 i verbali, pur mantenendo la registrazione dei dati essenziali sopra elencati, assumono un carattere narrativo relativamente al rito liturgico e vengono omessi i dettagli anagrafici.
Dal 1965 i Verbali in Italia non compaiono più corredati dal decreto dell’Ordinario diocesano (quelli di Montevideo e Eritrea-Etiopia ne sono sempre mancanti). Dal 1965 al 1995 i Verbali dell’ammissione alla Vestizione, della Professione perpetua e temporanea e dei rinnovi annuali sono redatti della Superiora Provinciale, Regionale e a volte dalla Superiora locale e inviati (in copia) alla Curia generale; a volte (soprattutto dalle Case africane) vi sono allegati gli atti di Professione autografi. I dati riportati sui verbali sono diversamente dettagliati a seconda della provenienza, i testi più recenti (specie quelli della Provincia italiana) sono composti più liberamente.
La serie è integra ed ininterrotta dal 1885 al 1995 e nell'Ordinamento Villa consisteva in nn. 2 buste recanti la dicitura: “Verbali Professioni e Vestizioni 1885 1920 1964” contenente nn. 2 registri e fascicoli sciolti di cc. 312 e: “ Verbali Professioni e Relazioni [sic] dal 1965 al 1995” contenente fascicoli sciolti di cc. 666.
La documentazione è stata conservata presso la Curia Generale dal 1885.